Privacywetgeving ARHC

Arc

Hilversum, 23 mei 2018

Betreft: Privacywetgeving ARHC

Geachte ouders/verzorgers, beste leerling,

Vanaf 25 mei 2018 treedt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in werking. Dit is de nieuwe privacywetgeving voor de landen in de Europese Unie. Uiteraard valt ook onze school onder deze wetgeving.

De scholen van de Gooise Scholen Federatie, zo ook onze school, werken op het terrein van informatiebeveiliging en privacy met een privacyreglement en verschillende protocollen, welke te vinden zijn op de website van de Gooise Scholen Federatie (www.gsf.nl).

Wij maken alleen gebruik van persoonsgegevens die nodig zijn voor het leren en begeleiden van onze leerlingen, en voor de organisatie die daarvoor nodig is. In het privacyreglement kunt u precies lezen wat de doelen zijn voor de registratie van persoonsgegevens. De meeste gegevens ontvangen wij van ouders (zoals bij de inschrijving op onze school). Daarnaast registreren leraren en ondersteunend personeel van onze school gegevens over onze leerlingen, bijvoorbeeld cijfers en vorderingen. Soms worden er bijzondere persoonsgegevens geregistreerd als dat nodig is voor de juiste begeleiding van een leerling, zoals medische gegevens (denk aan dyslexie of ADHD).

De leerlinggegevens worden opgeslagen in ons (digitale) administratiesysteem SOMtoday. Dit programma is beveiligd. Tijdens de lessen maken wij gebruik van een aantal digitale leermaterialen die ter beschikking worden gesteld door leveranciers. Hiervoor is een beperkte set met persoonsgegevens nodig om bijvoorbeeld een leerling te kunnen identificeren als die inlogt. Wij hebben met deze leveranciers duidelijke afspraken gemaakt over de gegevens die ze van ons krijgen en de voorwaarden die wij aan hen stellen.

Ouders (en leerlingen ouder dan 16) hebben het recht om de gegevens van en over hun kind(eren) (over zichzelf) in te zien. Als de gegevens niet kloppen, moet de informatie gecorrigeerd worden. Als de gegevens die zijn opgeslagen niet meer relevant zijn voor de school, mag u vragen die specifieke gegevens te laten verwijderen.

In het nieuwe schooljaar zult u op onze website nog meer informatie kunnen vinden over de verwerking van persoonsgegevens en de omgang met deze gegevens op school.

In deze informatie is onder andere vastgelegd:

    1. welke gegevens wij van uw kind verwerken. Wij verwerken diverse gegevens van uw kind. Een groot deel daarvan hebben we rechtstreeks – doorgaans bij aanmelding – van u gekregen. Van de basisschool ontvangen wij het onderwijskundig rapport. Zelf voegen wij daar informatie aan toe, bijvoorbeeld behaalde cijfers, en aan- en afwezigheid.
    2. waarom wij deze gegevens verwerken. Daarbij gaat het om het goed kunnen nakomen van de verplichtingen die wij als onderwijsinstelling ten opzichte van u en de leerling hebben en het nakomen van de wettelijke verplichtingen die de school heeft. Voorbeelden zijn de aanmeldgegevens, het bijhouden van de studievoortgang en presentie.
    3. hoe wij omgaan met de gegevens. Daarbij is het uitgangspunt dat wij niet meer gegevens verwerken dan strikt noodzakelijk is voor het uitvoeren van onze taak als school.
    4. met wie wij gegevens delen. Dat is, behalve met u, met de instanties aan wie we dit wettelijk verplicht zijn (denk bijvoorbeeld aan leerplicht, schoolinspectie, DUO) We delen ook gegevens met andere partijen als dit voor het onderwijs en de organisatie daarvan noodzakelijk is. Voorbeelden hiervan zijn leveranciers van de boeken en andere (digitale) leermiddelen, de leverancier van de administratie voor het innen van de vrijwillige ouderbijdragen, onze in eigen beheer uitgevoerde financiële administratie voor het innen van bijvoorbeeld werkweken, de schoolfotograaf en de leverancier van ons leerlingvolgsysteem SOM. Daarbij gaat het uitsluitend om de gegevens die voor het specifieke doel nodig zijn. We delen nooit gegevens over uw kind met partijen voor andere doeleinden dan onderwijs.
    5. de wijze waarop wij de gegevens beheren en hoe lang we ze bewaren. Daarbij is sprake van verschillende wettelijk verplichte termijnen voor het bewaren van gegevens en de verplichting dat de gegevens worden bewaard binnen de EU.
    6. uw wettelijke rechten. U heeft het recht om de gegevens van uw kind in te zien en u kunt de school verzoeken om rectificatie van gegevens, mocht dat nodig zijn.

Het omgaan met beeldmateriaal van uw kinderen heeft speciaal onze aandacht. U ontvangt hierover apart een bericht, de Europese wetgeving vraagt ons uw toestemming te vragen voor het gebruik van foto’s en video’s van uw zoon/dochter.

Wij hopen u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben. Voor verdere vragen en/of opmerkingen kunt u de website van onze school of van de GSF raadplegen of kunt u contact opnemen met de schoolleiding.

Met vriendelijke groet,

Angela Koot
rector A. Roland Holst College

_____________________________________________________________

Schoolfoto’s

Persoonsgegevens

Ten behoeve van de jaarlijkse schoolfoto zullen wij aan de schoolfotograaf (schoolfoto.nl) de volgende gegevens verstrekken:

  • voor- en achternaam van uw zoon/dochter
  • uw adresgegevens

Wij verstrekken deze gegevens aan de schoolfotograaf zodat deze u van verdere informatie kan voorzien of anderszins contact met u op kan nemen met betrekking tot de jaarlijkse schoolfoto.

Verder is het mogelijk dat u zelf nog persoonsgegevens aan de schoolfotograaf geeft. Hier hebben wij als school geen invloed op.

Als wij deze gegevens niet aan de schoolfotograaf verstrekken, is het helaas niet mogelijk om de schoolfoto’s te ontvangen.

Grondslag en doeleinden
De schoolfotograaf mag deze persoonsgegevens en de portretfoto’s verwerken, omdat de schoolfotograaf daar een gerechtvaardigd belang bij heeft. Zonder deze gegevens kan de schoolfotograaf de portretfoto’s niet maken en niet aan u leveren.

De schoolfotograaf gebruikt de gevraagde gegevens uitsluitend voor het koppelen van de portretfoto’s bij de juiste naam en/of voor het versturen van de schoolfoto’s en/of het benaderen van de ouders/verzorgers van leerlingen waarvan zij geen retourfoto’s of machtiging voor de betaling van de foto’s ontvangen hebben.

De schoolfotograaf verzamelt of gebruikt geen informatie voor andere doeleinden dan de doeleinden zoals hierboven omschreven. 

Bewaartermijn
De schoolfotograaf bewaart bovenstaande gegevens van uw zoon/dochter voor de periode van maximaal het lopende schooljaar. Daarna worden de gegevens volgens wettelijke richtlijnen vernietigd door de schoolfotograaf.

Bezwaar
Indien u bezwaar heeft tegen verstrekken van uw gegevens aan de schoolfotograaf kunt u dit schriftelijk (per e-mail) meedelen aan de leerlingadministratie.

Meer informatie

Op de website van de schoolfotograaf (schoolfoto.nl) kunt u in de privacyverklaring meer informatie vinden, bijvoorbeeld over services en mogelijkheden die de schoolfotograaf aanbiedt en hoe de schoolfotograaf dan omgaat met de persoonsgegevens. Deze privacyverklaring kunt u ook per e-mail opvragen door een e-mail te sturen naar info@schoolfoto.nl